Adminisztratív támogatás

Ki az a virtuális asszisztens és mit csinál?

Nézzük meg, hogy mit jelent az a virtuális asszisztens. Ki is az az asszisztens és mitől lesz virtuális? Biztos vagyok benne, hogy már nem először találkozol az asszisztens szóval és tisztában vagy azzal is, hogy egy asszisztens az a személy, aki segít a mindennapi feladatok elvégzésében, aki zökkenőmentessé teszi egy cég működését. Aki rengeteg terhet le tud venni a cégvezető válláról, hogy jobban fókuszálhasson a jövőre, a fejlődésre. Rendben, ez világos, na de miért virtuális? Erre is roppant egyszerű a válasz. Nincs ott az irodában fizikailag, hanem onnan távolabb akár otthonról akár a tengerpartról vagy a sarki kávézóból látja el a feladatait.

„A virtuális asszisztens (általánosan rövidítve VA, gyakran virtuális irodai asszisztens) egy gyűjtőfogalom, amit azokra a magasan képzett szakemberekre használunk, akik virtuálisan, a távolból (otthonról, úgynevezett „home office”-ból), segítenek vállalkozásoknak, támogatják azok működését. (…)

A virtuális asszisztensek szabadúszó, egyéni vállalkozók, akik szerződéses kapcsolatban állnak ügyfeleikkel. A saját vállalkozásuk adózásáért saját maguk felelnek, vagyis az ügyfélnek nincs gondja a munkabérre, járulékokra, munkaviszonnyal kapcsolatosan jelentkező egyéb teendőkre. A virtuális asszisztens egyszerre több ügyfelet is kiszolgálhat.” Wikipedia

Hazánkban még közel sem annyira elterjed a virtuális asszisztensek alkalmazása, mint külföldön. A virtuális asszisztens jellemzően nem áll alkalmazásban egy céggel sem, hanem vállalkozóként, egyszerre több cégnek is segít a működéshez szükséges feladatok elvégzésében.

Ez miért is jó cégeknek, vállalkozásoknak? Ha még nincs annyi teendő, hogy egy személyt alkalmazzanak erre a feladatra, de a vezetőnek már túl sok idejét veszik el ezek a feladatok, jó megoldás a kiszervezés. Időt és pénz spórolhat meg vele a cég. Nem veszi el az időt a cég fejlődése elől, hiszen a vezetőnek marad ideje és energiája azokkal a dolgokkal foglalkozni, akik előrébb lendítik a céget. Pénz spórolhat meg, hiszen nem kell senkit pluszban alkalmazni, hogy a feladatokat ellássa, nem kell a járulékokkal, szabadsággal foglalkozni, hiszen ahogy már említettem, a virtuális asszisztens vállalkozóként látja el a feladatokat.

Összegezzük az előnyöket, miért jó egy virtuális asszisztensnek kiszervezni a feladatokat:

  • Mivel vállalkozóként végzi a feladatokat, így a munkájáról számlát ad, ami költségként elszámolható.
  • Nincs üresjárat munkaidőben, csak a tényleges munkáért fizet a cég.
  • Nincsenek munkabérek, járulékok, nem kel a bérszámfejtéssel bajlódni.
  • Időt, kapacitást és energiát szabadít fel, aminek köszönhetően előrébb lendíthető a cég.
  • Segít, hogy hatékonyabb és eredményesebb működhessen a cég.

Milyen feladatokat lát el egy virtuális asszisztens? Erre nem könnyű a válasz, mivel nagyon széles az a skála, miket ellátnak, ugyanis nincs két egyforma tudású VA. Van, aki egy általános asszisztens feladatait végzi, van, aki grafikával is foglalkozik, más a marketinget részesíti előnyben, míg megint más inkább a könyvelésben mozog otthonosan.

A teljesség igénye nélkül megpróbálom összeszedni, hogy milyen feladatokat látnak el a virtuális asszisztensek:

Adminisztratív támogatás

Adminisztratív támogatás
  • Naptár kezelése
  • Adatbázisok építése, kezelése (pl.: kapcsolatok)
  • Találkozók szervezése
  • Időpontok egyeztetése
  • Rendezvények szervezése
  • Gépelés
  • Adatrögzítés
  • Piackutatás
  • Adatgyűjtés az internetről
  • Utazás szervezés
  • Árajánlatok begyűjtése
  • Táblázatok készítése
  • Prezentációk készítése
  • Jelentések készítése
  • Űrlapok készítése
  • PDF konvertálás
  • Levelek, emailok küldése
  • Üdvözlő kártyák küldése

Ügyfélszolgálati tevékenység

Ügyfélszolgálati tevékenység
  • Ügyfelek kérdéseinek kezelése
  • Ügyfél reklamációk kezelése
  • Élő chat kezelése
  • Megrendelések feldolgozása
  • Kifizetések nyomon követése
  • CRM-eszközök beállítása, frissítése
  • Ügyfélkapcsolat-kezelés
  • Telefonhívások kezdeményezése, fogadása

Tartalom management

Tartalom management
  • Grafikai munkák
  • Képek szerkesztése
  • Bejegyzések létrehozása
  • Bejegyzések szerkesztése
  • Bejegyzések feltöltése
  • Korrektúrák
  • Könyvek fordítása, formázása és feltöltése
  • Kulcsszókutatás
  • SEO optimalizálása
  • Infografikák létrehozása

Social Media kezelése

Social Media kezelése
  • Új oldalak, fiókok, csoportok létrehozása
  • Meglévő oldalak, fiókok, csoportok kezelése
  • Kapcsolattartása a közösségi médián keresztül
  • Képek / videók / cikkek megosztása
  • Válaszok üzenetekre, megjegyzésekre
  • Bejegyzések népszerűsítése social media csatornákon keresztül
  • Képek, videók, cikkek megosztása
  • Bannerek, fejlécek és hátterek tervezése
  • Népszerű hashtagok kutatása az ügyfelek számára
  • Hirdetési kampányok létrehozása és futtatása (Facebook, Instagram)
  • Ütemezett tartalom feltöltés
  • Online üzleti profilok (pl.: LinkedIn) létrehozása,  frissítése
  • Online közösségek (pl.: Facebook csoport) kezelése

Blog / Weboldal kezelése

Blog és weboldal kezelés
  • Blogbejegyzések moderálása
  • Hozzászólások moderálása, megválaszolása
  • Blogaktivitás nyomon követése
  • SEO szövegírás
  • Webshop karbantartás, termékfeltöltés
  • Google Analytics kezelése
  • Google Ads kezelése, hirdetés feladása
  • Weboldal szerkesztése, karbantartása
  • Bővítmények naprakészen tartása
  • Hírlevél írás, küldés
  • Biztonsági mentések készítése
  • Új weboldalak létrehozása
  • Új oldalak létrehozása
  • Bővítmények telepítése, frissítése
  • Integrációk beállítása (pl.: közösségi média)

Bejövő email-ek kezelése

Bejövő emailok kezelése
  • Email kliens beállítása
  • Általános kérdések megválaszolása
  • Elküldött levelek nyomon követése
  • Email-el továbbítása
  • Spam levelek szűrése, törlése
  • Fontos, megválaszolandó levelek megjelölése
  •  Nem kívánatos hírlevelekről való leiratkozás
  • Email-ek csoportosítása, címkézése, archiválása

Pénzügyi támogatás

Pénzügyi támogatás
  • Számlázás
  • Számlák előkészítése, feldolgozása
  • Számlák összekészítése a könyvelő felé
  • Kifizetések feldolgozása
  • Pénzügyi kimutatások vezetése
  • Könyvelés előkészítése

Email és online marketing

Email és online marketing
  • Automatikus válaszok beállítása
  • Szövegírása
  • Email sablonok készítése
  • Levelezőlista karbantartása
  • Email kampányok kezelése
  • Email kampányok elemzése (kattintások, konverziók, leiratkozók)
  • Hírlevelek létrehozása
  • Fizetett hirdetések kezelése
  • Landingpage létrehozása
  • Értékesítési oldalak létrehozása
  • Értékesítési csatornák beállítása, frissítése

Audio / Video támogatás

Audio és video gyártás
  • Tartalom készítése
  • Tartalom szerkesztése
  • Videók feltöltése (pl.: Youtube)
  • Audio feltöltése (pl.: iTunes)
  • Audio- vagy videofájlok megosztása közösségi média felületeken
  • Audio- vagy videofájlok megosztása blogon vagy weboldalon
  • Hang- vagy videofelvétel készítése

Amennyiben felkeltettem érdeklődését a virtuális asszisztensi tevékenységekkel kapcsolatban, kérem tekintse át az általam kínált szolgáltatásokat vagy vegye fel velem a kapcsolatot!